Face à une montagne de 100 enveloppes à préparer pour les faire-part, la question était : comment gagner un peu de temps? Pensez-vous que l'on puisse faire 100 adresses en moins de 5 minutes? Et bien oui! Grâce à une fonction que je ne connaissais pas encore: le publipostage!

Explications...

1. Créer sa base d'adresse en utilisant Excel

Lancer le programme. Sur la première ligne, entrer le nom de chaque colonne pour pouvoir les repérer plus facilement. Par exemple: colonne A, ligne 1, écrire Nom; puis colonne B, ligne 1, écrire Prénom;... L'ordre n'a aucune importance si ce n'est que je vous conseille de laisser la colonne nom en premier afin de reclasser par ordre aphabétique par la suite.

tuto1

J'ai ainsi créé une colonne nom, une prénom, une pré-adresse, une adresse, une post-adresse, une code postal, une ville, une pays. Eventuellement, ajouter une colonne Mr, Mme ou Melle ne serait sans doute pas superflu...
Pour éviter la disparition du 0 dans un code postal de type 01425: sélectionner la colonne du code postal (en cliquant gauche sur la lettre de la colonne)

tuto2

puis dans la barre de menu: clic gauche Format, sélectionner Cellule. Une fenêtre de Format de la cellule apparaît. Dans l'onglet Nombre descendre avec l'ascenseur et sélectionner Spécial. Apparaît à droite des Types possibles: code postal. Sélectionner et enregistrer votre modification en cliquant  gauche sur OK. La fenêtre se ferme.

tuto3

Après, ligne à ligne, taper les informations.
A noter, quand tout est tapé, vous pouvez les reclasser par ordre aphabétique si votre première colonne correspond au nom: il faut sélectionner en faisant un clic gauche maintenu les lignes, c'est à dire en passant la souris (avec le clic gauche maintenu sur les n° de ligne de la ligne 2 à la fin de vos adresses).

tuto4

Puis sur la barre de menu, clic gauche données et sélectionner Trier qui correspond à l'icône flèche de bas en haut et A et Z.

tuto5

2. Préparer son enveloppe dans Word ou Publisher

Lancer le programme choisi. Sur la barre de menu, sélectionner Fichier puis Mise en page. Une fenêtre s'ouvre. Dans Publisher descendre à l'aide de l'ascenseur jusqu'à Personnalisé, puis entrer les mesures de votre enveloppe dans largeur et hauteur (ici, 14 cm par 14 cm). Cliquez sur OK.

Dans Word, dans l'onglet Marges, définir vos marges puis passer dans l'onglet papier par un clic gauche. Dans Format du papier, descendre dans le menu déroulant jusqu'à Taille personnalisée. Définir en dessous la largeur et la hauteur de votre enveloppe (ici 14 cm par 14 cm). L'emplacement dans lequel elles vont être dans votre imprimante (ici Cassette, afin d'être sûr qu'elles partent bien horizontalement).

Publisher tuto5P ou Wordtuto5W

Faites la personnalisation de votre enveloppe, image ajoutée, texte autre que celui de l'adresse...
Enfin nous voici arrivé au ...

3. Le publipostage!
Une fois que votre base d'adresse et votre document sont créés.
Dans Publisher, sélectionner Outils dans le menu puis Fusion de catalogue et Publipostage puis Assistant fusion de catalogue et publipostage.
Dans Word, sélectionner Outils dans le menu puis Lettres et Publipostage puis Fusion et publipostage.

Publishertuto6P ou Word tuto6W

Dans Publisher, suivre l'assistant:
Etape 1: sélectionner Fusion et Publipostage
Etape 2: Sélection de la source de données, sélectionner Uitlisation d'une liste existante. Cliquer sur parcourir et dans la fenêtre qui s'ouvre, naviguer dans votre disque dur jusqu'à la base Excel. Sélectionner la feuille 1. Puis laisser cochés ceux à qui vous souhaitez adresser votre enveloppe et décocher ceux à qui vous ne souhaitez pas adresser votre enveloppe.
Etape 3: création de votre publication. Cliquez sur Prénom dans le menu déroulant: une case de texte se crée avec "Prénom"; faites un espace dans votre case de texte puis cliquez sur nom. Agrandissez votre case de texte. Allez à la ligne et insérez de même, pré-adresse, à la ligne adresse, à la ligne post-adresse, à la ligne code postal puis ajoutez un espace ville. Bref, insérez le nom des colonnes là où vous souhaitez qu'elles apparaissent.

tuto7P

Changez la police, la couleur, la taille de police, centrez le texte horizontalement et verticalement. Bref, faites la mise en page de votre case d'adresse puis passez à l'étape suivante.

Etape 4: Aperçu de votre publication: vérifiez que vos adresses ne débordent pas de votre case de texte, qu'elles soient complètes. Vous pouvez exclure celles qui ne vous conviennent pas.

Etape 5: Fin de la fusion, choisir imprimer. Dans les propiétés de l'imprimante: changer le format de la page: pas A4 mais personnnalisé et entrer les dimensions de vos enveloppes. Changer le type de support: ce n'est pas un papier ordinaire mais des enveloppes (sinon cela va faire des traces noires sur vos enveloppes). L'alimentation du papier: cassette. Cliquer sur Ok et lancer l'impression.

Conseil: testez sur une ou deux enveloppes avant d'en lancer 100!!!!

Dans Word:

Etape 1: sélection du type de document: lettres

Etape 2: sélectionner utiliser le document actuel

Etape 3: Sélection de la source de données, sélectionner Uitlisation d'une liste existante. Cliquer sur parcourir et dans la fenêtre qui s'ouvre, naviguer dans votre disque dur jsuq'à la base Excel. Sélectionner la feuille 1. Puis laisser cochés ceux à qui vous souhaitez adresser votre enveloppe et décochr ceux à qui vous ne souhaitez pas adresser votre enveloppe.

Etape 4: Ecriture de votre lettre: sélectionnez autres éléments et cliquez sur Prénom insérer:  "Prénom" apparaît sur votre document, faites un espace puis cliquez sur nom et insérer.  Allez à la ligne et insérez de même, pré-adresse, à la ligne adresse, à la ligne post-adresse, à la ligne code postal puis ajoutez un espace ville. Bref, insérez le nom des colonnes là où vous souhaitez qu'elles apparaissent.

tuto7W

Changez la police, la couleur, la taille de police, centrez le texte horizontalement et verticalement. Bref, faites la mise en page de votre case d'adresse puis passez à l'étape suivante.

Etape 5: Aperçu de votre publication: vérifiez que vos adresses ne débordent pas de votre case de texte, qu'elles soient complètes. Vous pouvez exclure celles qui ne vous conviennent pas.

Etape 6: Fin de la fusion, choisir imprimer. Dans les propriétés de l'imprimante: changer le format de la page: pas A4 mais personnnalisé et entrer les dimensions de vos enveloppes. Changer le type de support: ce n'est pas un papier ordinaire mais des enveloppes (sinon cela va faire des traces noires sur vos enveloppes). L'alimentation du papier: cassette. Cliquer sur Ok et lancer l'impression.

Conseil: testez sur une ou deux enveloppes avant d'en lancer 100!!!!

Je ne vous cache pas que j'ai une nette préférence pour Publisher!